Boka demo

1 INLEDNING OCH SYFTE

Denna policy beskriver hur Needl.Work AB (fortsättningsvis ”Needl” eller ”vi”), som
personuppgiftsansvarig, behandlar personuppgifter kopplade till kunder (potentiella och befintliga),
leverantörer och kandidater.
Vid eventuella ytterligare frågor och synpunkter angående denna policy eller Needls behandling av
personuppgifter var god kontakta oss via info@needl.work eller kontakta oss på 08-120 31 600
Needl strävar efter att i alla våra kontakter, kunder såväl som nuvarande nätverk och potentiella
kandidater, värna om individens integritet vad gäller hur Needls medarbetare hanterar, lagrar och
skyddar personuppgifter.

I denna policy förklaras det hur och varför Needl samlar in och hanterar personuppgifter rörande sina
potentiella och befintliga kunder, leverantörer och kandidater (fortsättningsvis hänvisas personerna
vars personuppgifter behandlas enligt denna policy även till som ”du”, ”dig” och ”ni”). Den beskriver
också dina rättigheter gentemot Needl och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

VAD OMFATTAS AV TERMEN PERSONUPPGIFTER?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som
är i livet. Exempel på detta är namn, kontaktinformation, personnummer, foto, mobilnummer eller
mailadress. Utöver föregående exempel är också information som kan identifiera dig som yrkesutövare
personuppgifter. Alltså är exempelvis dina professionella erfarenheter, titlar, bolag där du är/har
varit verksam, styrelseuppdrag, medlemskap i professionella organisationer, utbildning, betyg från
utbildningar och arbeten, samt språk och andra färdigheter (kort sammanfattat ditt cv) också
personuppgifter.

2 BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

2.1 Allmänt

Denna policy gäller för alla personuppgifter som behandlas av Needl och som är hänförliga till Needls
potentiella och befintliga kunder/uppdragsgivare, leverantörer (eller kontaktpersoner hos dessa) eller
kandidater. I samtliga av dessa relationer kommer Needl att inhämta, registrera, lagra, organisera,
bearbeta, sammanställa, använda, presentera, radera eller på andra sätt behandla personliga (inklusive
professionella) uppgifter. Du som läsare av denna policy behöver endast läsa den del av detta avsnitt 2
som hänvisar till den kategori som du tillhör.

2.2 Kunder

Potentiella kunder
Needl samlar in (från publika källor, genom delning/registrering av uppgifter på hemsidan, uppgifter
från hemsidan eller genom rekommendationer från personer i vårt nätverk) och lagrar personuppgifter om
dig, som kontaktperson eller nyckelperson för ditt företag eller annan typ av organisation. Vi samlar in
personuppgifter om dig i form av ditt namn, din titel/position inom företaget/organisationen samt dina
kontaktuppgifter, och registrerar dessa uppgifter i våra interna system. Dessa uppgifter samlar vi in
för att kunna informera dig om, erbjuda och marknadsföra Needl och Needls tjänster. Vår grund för denna
behandling av dina personuppgifter är att vi efter en intresseavvägning kommit fram till att
behandlingen framstår som berättigad för att Needl ska kunna marknadsföra sina tjänster.

Befintliga kunder
Om ni väljer att anlita Needl för utförande av någon av de tjänster som Needl erbjuder kommer vi att
behandla ditt namn, din titel/position inom företaget/organisationen, dina kontaktuppgifter samt
eventuella ytterligare personuppgifter (som vi samlar in i samband med ingåendet av avtalet), i den
omfattning vi behöver för att kunna fullfölja tjänsteavtalet. Denna behandling baseras på att vi efter
en intresseavvägning kommit fram till att den är berättigad för att Needl ska kunna leva upp till sina
skyldigheter i leverans av efterfrågade tjänster samt utnyttja sina rättigheter enligt avtalet.

Gemensamt för personer hos potentiella och befintliga kunder

Dina personuppgifter kommer att behandlas internt inom Needl vilket innebär behandling inom Policy och
lag även för bolag i koncernen och endast om de har egna ändamål. Vidare kommer dina personuppgifter att
behandlas av våra IT- leverantörer/personuppgiftsbiträden som tillhandahåller våra databaser och
IT-tjänster. Med dessa kommer vi att ingå personuppgiftsbiträdesavtal och de kommer att vara bundna att
behandla personuppgifterna enligt GDPR.
Vår behandling av dina personuppgifter kommer att upphöra om du har invänt mot vår behandling och vi
inte har identifierat något stöd för att fortsätta den eller när vårt ändamål med behandlingen av dina
personuppgifter upphör.

2.3 Leverantörer

Needl införskaffar och lagrar personliga uppgifter om dig, som kontaktperson för ditt företag eller
annan typ av organisation. Needl samlar in och lagrar personuppgifterna eftersom vi behöver dem för
genomförandet av avtalet med det bolag eller den organisation som du tillhör. Behandlingen baseras på
att Needl efter en intresseavvägning kommit fram till att den är berättigad för att Needl ska kunna leva
upp till sina skyldigheter samt utnyttja sina rättigheter enligt leverantörsavtalet.
Vår behandling av dina personuppgifter kommer att upphöra när vårt ändamål med behandlingen upphör.

2.4 Kandidater & Nätverk

Vilka är kandidater?
Kandidater är personer vars personuppgifter behandlas av Needl eftersom kandidaten kan vara intressant
för pågående rekryteringar och framtida rekryteringar som Needl hanterar på uppdrag av sina kunder. Med
rekrytering omfattas följande: executive search, kandidatnätverk, tipsrekrytering samt
interimsrekrytering.
Insamling av dina personuppgifter

Dina personuppgifter kan komma från dig direkt (genom att du skickar in eller registrerar din CV via
länken på vår hemsida, intresseanmälan för en roll via hemsidan eller direkt till en anställd på Needl
eller på annat sätt tar kontakt med oss) eller genom att vi på annat sätt samlar in personuppgifter om
dig (via andra Needls- bolag, personer i vårt nätverk eller via allmänt tillgängliga kanaler som sociala
medier eller företags- och andra hemsidor).

När vi samlar in personuppgifter från andra källor än direkt från dig kommer vi endast samla in och
registrera sådana personuppgifter som är relevanta för bedömningen av din lämplighet för en aktuell
tjänst och potentiella framtida tjänster. Vilka uppgifter som är relevanta bedöms från fall till fall
utifrån kundens kravställning och preferenser. Personuppgifter som är klassificerade som känsliga kommer
endast att behandlas efter inhämtande av ett särskilt samtycke från dig angående sådan behandling.
Grund för vår behandling av dina uppgifter

I de fall vår behandling av dina personuppgifter inleds genom att du själv skickar in dina uppgifter
till oss, eller vi mottager dina personuppgifter från ett annat bolag inom Needl-koncernen som behandlar
dina uppgifter enligt ett samtycke från dig, kommer all vår behandling grundas på ett samtycke från din
sida. Notera att vi inte ställer krav på att mer känsliga uppgifter delas som inte är relevant till de
tjänster som Needl erbjuder och vi uppmanar därför till att inte dela mer information med oss än
nödvändigt. I de andra fallen (då vår behandling av dina personuppgifter inleds innan vi (eller något
annat Needl-bolag) har varit i kontakt med dig, genom att vi samlar in och registrerar personuppgifter
om dig från en annan källa än från dig personligen) kommer vår inledande behandling ske med stöd av en
intresseavvägning. I samband med denna intresseavvägning har vi bedömt att vi har ett berättigat
intresse att behandla personuppgifterna för att kunna genomföra vårt rekryteringsuppdrag på ett bra sätt
och kunna presentera flera bra kandidater. De personuppgifter som samlas in från andra källor innan vi
har varit i kontakt med dig kommer att vara begränsade och endast syfta till att skapa en översiktlig
bild av din lämplighet för den aktuella tjänsten och dessa kan närsomhelst vid önskemål att raderas.

Omfattningen av vår behandling samt åtkomst till dina uppgifter
Ju längre tid ditt namn finns kvar i en rekryteringsprocess, desto mer kommer vi att nyansera och
fördjupa vår kännedom om dig och säkerställa dina kvalifikationer för den aktuella tjänsten och framtida
tjänster som en del av vårt långsiktiga karriärnätverk. Detta gör vi exempelvis genom: (i) intervjuer
över telefon och i person (både med dig och eventuella referenspersoner) som sedan sammanfattas av oss;
samt (ii) kartläggningar av dina utbildningar, meriter och personliga egenskaper i relation till
uppdragsgivarens ställda kravprofil, samt dina personaliga tankar av vad du finner är intressant och vad
kommande utmaningar i karriären du söker. Därefter kommer vi att inhämta fördjupande referenser om dina
prestationer och ditt sätt att arbeta som även dessa sammanfattas av oss. Information från intervjuer,
referenser, och tester sparas endast i enlighet med den tid det är relevant för de specifika
rekryteringarna som de gällde, med allmän information som har delats gällande långsiktig karriär sparas
längre. Notera att information om kontakt med oss, delaktighet och intresse för roller sparas för att
kunna ge bästa möjliga relevanta framtida kontakt med oss som karriärpartner.
Utöver att dina personuppgifter behandlas av Needls anställda som behöver ha tillgång till dem för att
kunna fullgöra vårt uppdrag/syfte mot kund och mot dig som kandidat och att dina personuppgifter skickas
till våra kunder (enligt beskrivningen ovan), kommer dina personuppgifter endast att behandlas av våra
IT- leverantörer/personuppgiftsbiträden som tillhandahåller våra databaser såvida att du inte gett oss
särskilt samtycke till annan behandling av dina personuppgifter. Vi kommer ingå
personuppgiftsbiträdesavtal med våra IT- leverantörer och de kommer att vara bundna av att behandla
personuppgifterna enligt GDPR. Vidare kan dina personuppgifter komma att spridas till andra bolag inom
Needl-koncernen, ifall vi bedömer att din profil är intressant för rekryteringsprocesser som genomförs
av sådana andra Needl-bolag.

Fortsatt behandling av dina uppgifter
Förutsatt att du har lämnat ett samtycke till det kommer vi att behålla dina personuppgifter i våra
interna system även efter avslutad rekryteringsprocess i egenskap av karriärpartner och nätverk. Detta
för att kunna värdera och kontakta dig som kandidat för framtida rekryteringsuppdrag som passar din
profil. Vi kommer emellertid radera sådana personuppgifter som vi bedömer var specifika för den tidigare
kunden och som vi därför inte har anledning att behålla, enligt ovan nämnt. Dina personuppgifter kommer
att finnas kvar till dess att du återkallar ditt samtycke eller vårt syfte med vår behandling annars
upphör. I tillägg till detta kommer personuppgifter som vi bedömer har blivit inaktuella, och därför
inte kommer kunna vara relevanta i kommande rekryteringsprocesser, att tas bort efter hand.
Om du inte har ett intresse att fortsatt ha kontakt med oss i karriären behöver du meddela att samtycke
upphör efter kontakten. Dina personuppgifter kommer att raderas så snart du upphör att vara kandidat
(antingen genom att du tilldelas den aktuella tjänsten, eller att vi och kunden går vidare med andra
kandidater) och det inte heller finns någon annan anledning för oss att behålla dina personuppgifter
(t.ex. för att skydda oss mot anspråk).

3 BEHANDLING SOM GRUNDAR SIG PÅ SAMTYCKE

Vad avser behandling av dina personuppgifter som grundar sig på samtycke kan du när som helst meddela
oss att ditt samtycke, helt eller delvis, upphör, genom att använda dig av följande e-postadress:
info@needl.work Så snart du meddelar att ditt samtycke upphör och kan på ett tillförlitligt och säkert
sätt intyga din person kommer vi att radera samtliga dina personuppgifter som återkallandet avser.

4 INFORMATIONSSÄKERHET

Needl vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot
oavsiktlig eller olaglig förstörelse eller oavsiktlig förlust, ändring, otillåten spridning eller
åtkomst, särskilt om behandlingen innefattar överföring av uppgifter i ett nätverk, och mot varje annan
olaglig form av behandling. De säkerhetsåtgärder som vidtas för att skydda personuppgifter kommer att
stå i proportion till risken för skada med tanke på de skyddade uppgifternas typ. Vi har hög säkerhet på
våra arbetsverktyg och system samt har en etablerad IT-policy för alla anställda att följa för att
säkerställa trygg behandling och korrekta åtgärder vid eventuellt fel (såsom förlust av arbetsverktyg).

5 DINA RÄTTIGHETER

5.1 Rätt att få tillgång till dina personuppgifter

Genom att på ett tillförlitligt och säkert sätt intyga din person kan du begära en kopia av dina
uppgifter och kontrollera så att uppgifterna är korrekta.

5.2 Rätt till rättelse

Du har rätt att korrigera en felaktig uppgift om dig eller komplettera en uppgift som inte är
fullständig.

5.3 Rätt att bli raderad/bortglömd

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter om dessa inte längre är nödvändiga för vårt
syfte bakom behandlingen samt vi inte har någon skyldighet att i någon omfattning behålla uppgifterna.

5.4 Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om: (i) du anser att en
personuppgift är felaktig och vi behöver en viss tid för att kontrollera detta (begränsningen sker i så
fall under tiden kontrollen sker); (ii) behandlingen saknar laglig grund eller inte längre är nödvändig
för vårt syfte men du inte vill att dina personuppgifter ska raderas;; eller (iii) du har gjort en
invändning mot behandlingen och vi behöver viss tid för att göra en sådan kontroll som det hänvisas till
i nästa stycke (begränsningen sker i så fall under tiden kontrollen sker).

5.5 Rätt att göra invändningar

Du har rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter som endast grundar sig på en
”intresseavvägning”. Vid sådana invändningar ska du ange varför invändningen görs och vi kommer efter
invändningen göra en kontroll om dina skäl bakom invändningen väger tyngre än det berättigade intresse
som vi stöder vår behandling på. I de fall vi har angett att dina personuppgifter behandlas för direkt
marknadsföring har du rätt att när som helst invända mot behandlingen och vi ska då upphöra med vår
behandling för detta syfte.

5.6 Rätt till dataportabilitet

Personuppgifter som du har gett till oss för behandling enligt ett samtycke från dig eller för att vi
ska kunna fullgöra kontraktuella åtaganden mot dig har du rätt att få ut för att du ska kunna överföra
dem till en annan personuppgiftsansvarig. Alternativt har du, om det är tekniskt möjligt, rätt att
begära att vi överför dem direkt till sådan annan personuppgiftsansvarig.

5.7 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndighet (Datainspektionen/blivande
Integritetsskyddsmyndigheten)

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot tillämplig lagstiftning ber vi dig
att i första hand kontakta oss genom användande av någon av adresserna som anges ovan men du har även
rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten, d.v.s. Datainspektionen/blivande
Integritetsskyddsmyndigheten.
Needl Integritetspolicy kommer kontinuerligt att uppdateras. När detta sker kommer det att uppdateras
och dateras på vår hemsida.

Om du har några frågar gällande denna policy och om dina uppgifter ber vi dig att kontakta oss enligt
ovan.
Needl har följande organisationsnummer och kontaktuppgifter:
Organisationsnummer: 559260-8763 Adress: Birger Jarlsgatan 55, 111 45 Stockholm Telefon: 08-120 31 600